Administrace BIP, smluv, výjezdů a příjezdů

BIP - Blended Intensive Programme

Kombinovaný intenzivní program

Krátkodobé intenzivní programy jsou novinkou programu Erasmus+ , která  umožňuje propagovat a implementovat mezinárodní mobilitu v kombinaci fyzické a virtuální aktivity. Cílem je podpořit mezinárodní spojení  vysokoškolských vzdělávacích institucí, aby společně vytvářely programy pro školení, studium a výuku skupin studentů, akademiků nebo administrativních pracovníků za použití inovativních přístupů a digitálních nástrojů.

Možné příklady BIP: letní školy, terénní exkurze, terénní výzkumy, projekty umělecké a tvůrčí činnosti, společné projekty či intenzivní kurzy v menším počtu studentů apod.

Kontaktní osoba na FF UP

Marie Sieberová, marie.sieberova@upol.cz, Děkanát FF UP, Zahraniční oddělení, Křížkovského 10, budova C, dv. č. 2.10.     

Definice BIP

• Partnery jsou minimálně 3 vysokoškolské instituce (držitelé ECHE) ze 3 různých Erasmus+ programových zemí (země EU, Island, Lichtenštejnsko, Norsko, Severní Makedonie, Srbsko a Turecko)
• Opora v platné inter-institucionální smlouvě
• Účastníky mohou být studenti všech stupňů studia, akademičtí i administrativní pracovníci, zaměstnanci podniků, firem
• 15-20 povinných účastníků z participujících institucí (nepočítají se domácí účastníci)
• Každému BIPu je nutno přidělit minimálně 3 ECTS.
• Kombinace fyzické mobility  v délce 5-30 dní a virtuálního komponentu (délka není dána)
  • Fyzická mobilita v délce 5-30 dní, posiluje virtuální část, zahrnuje interakci a plnění konkrétních úkolů.
  • Virtuální komponent doplňuje fyzickou aktivitu, zahrnuje online týmovou spolupráci a přípravu (může být před a/nebo po fyzické aktivitě, délka není dána).
• Instituce se zapojuje buď v roli koordinátora nebo v roli participanta programu (detailněji posáno níže v kapitole Role v BIP).

Cíle BIP

• Posílení mezi-institucionální spolupráce na centrální i fakultní úrovni
• Podpora mezinárodních multidisciplinárních a mezioborových programů
• Vývoj nových kurzů ve formě kombinovaných mobilit
• Zavedení inovativních způsobů výuky, školení a studia
  • Motivace k posílení digitalizace zúčastněné instituce a posílení digitalizačních dovedností
  • Možnost  vypracovat a nabídnout moduly nebo programy v angličtině a vytvořit nadstavbu stávajících studijních programů

• Simultánní využívání výhod obou mobilit – krátkodobé fyzické a virtuální
• Mezinárodní zkušenost pro znevýhodněné skupiny účastníků
• Iniciace zájmu o dlouhodobou mobilitu a o spolupráci na větších projektech

Účastníci BIP - podmínky

• Účastníky BIP mohou být studenti všech oborů a stupňů studia, akademičtí i administrativní zaměstnanci.
• Min. počet započitatelných účastníků, na které lze získat dotaci: 15
• Max. počet započitatelných účastníků, na které lze získat dotaci: 20 (účastníků může být i víc, ale dotace bude max. na 20)
• Výše dotace: 400 Eur na účastníka, tedy max. 8.000 Eur
• Započitatelní účastníci:
  • Vyučovaní/školení účastníci z participujících zahraničních institucí (ti, jimž je program určen)
  • všichni musí přijet na účastnickou smlouvu Erasmus+
    • studenti musí mít před zahájením BIPu schválenou studijní smlouvu (tzv. Learning Agreement) online přes platformu EWP v IS STAG.
    • akademičtí a administrativní zaměstnanci Mobiliy Agreement for TRAINING
• Nezapočitatelní účastníci:
  • z domácí/koordinující instituce – počet není určen 
  • z jiných vysílajících institucí (i z tzv. partnerských zemí E+, KA171)
  • realizátoři programu (administrativa, školitelé, vyučující)
    • z domácí/koordinující instituce: řešitel projektu, školitelé, vyučující, administrativa
    • z participující/vysílající instituce: školitelé/vyučující, doprovod účastníků (studentů), hostující školitelé, vyučující z jiných vysokoškolských institucí, podniků a jiných institucí

Náplň programu BIP

Řešitel projektu zohledňuje při návrhu, koordinaci a realizaci BIP následující kritéria:

• uplatnění základních principů programu Erasmus+ – inkluze, digitalizace, udržitelnost a občanská angažovanost
• inovativní způsob výuky/školení
• povinná kombinace fyzické a virtuální aktivity, které tvoří sourodý celek:
  • Fyzická mobilita v délce 5-30 dní, posiluje virtuální část, zahrnuje interakci a plnění konkrétních úkolů
  • Virtuální komponent doplňuje fyzickou aktivitu, zahrnuje online týmovou spolupráci a přípravu (může být před a/nebo po fyzické aktivitě, délka není dána

• Výuka/školení tvoří majoritní část
• Zařazení skupinové práce, diskusí,  laboratorních prací
• Propojení účastníků s domácím prostředím – terénní práce, návštěvy, zapojení do fakultní komunity
• Využití možnosti vytvořit program, který nelze realizovat jiným způsobem
• Náplň programu odpovídá minimálně 3 ECTS

 

Role v BIP

 

1) FF UP jako koordinátor

• Katedra/fakulta vytváří a koordinuje program, přijímá účastníky z participujících institucí
• a na základě schváleného projektu jsou katedře/fakultě přiděleny E+ finanční prostředky na realizaci programu.

Termíny podání žádosti o BIP

• 2x ročně: 15. 1. (v případě nevyčerpání prostředků dodatečné 2. kolo k 30. 9.)

Financování BIP

• Řešiteli vybraného projektu BIP jsou přiděleny OM/OS prostředky ve výši 6 000 až 8 000 Eur dle počtu povinných účastníků (15-20) programu.
• OM/OS prostředky jsou určeny na přípravu, návrh, vývoj, koordinaci, realizaci a follow-up BIP, a to zejména na:
  • přípravu výukových materiálů
  • pronájem prostor a zařízení
  • komunikační aktivity, překlady a tlumočení
  • přípravné návštěvy a administrativní úkony
  • občerstvení (coffee-breaks) během programu (kromě alkoholu)
  • výlety a exkurze, které jsou součástí programu
  • odměny vyučujícím, školitelům příp. administrativním pracovníkům

Harmonogram BIP

1. FÁZE - Přípravný proces: minimálně půl roku – rok před konáním BIP

• Sledovat výzvu k podání žádostí vyhlašovanou 2x ročně ZO FF (30. 6. a 15. 12.)
• Zmapování zájmu na katedře/katedrách/fakultě a na partnerských institucích
• Interní evaluace a posouzení kvality projektu
• Podání žádosti o BIP (na ZO FF)

2. FÁZE

• Schválení projektu, přidělení finančních prostředků
• Podpis IIA
• Akceptační dopis pro zahraniční partnerské instituce s popisem BIP a instrukcemi
• Čerpání finančních prostředků
• Přípravné práce na projektu
• Realizace aktivit

3. FÁZE

• Evaluace projektu (vypracování závěrečné zprávy a reporting čerpání, povinná dokumentace)

 

2) FF UP Jako participant

• BIP pořádá zahraniční instituce, která pošle FF UP nabídku účastnit se jejich BIPu.
• Studenti/zaměstnanci FF UP se mohou zapojit v roli účastníků.

Podmínky:

• Účastníky mohou být studenti nebo zaměstnanci FF UP, kteří se přihlásí do VŘ v IS STAG a kteří jsou ve VŘ úspěšní.
• Program se skládá z fyzické mobility v trvání 5 - 30 dní a virtuální mobility, kde délka není dána. Podmínky BIPu zasílá zahraniční škola.
• Za účast v BIP získá student min. 3 ECTS, které jsou mu na základě schválené studijní smlouvy započítány a uznány v rámci jeho studia na FF UP.
• Opora v platné inter-institucionální smlouvě
• Vybraný student/zaměstnanec obdrží grant dle stanovených podmínek E+ a cestovní pojištění do zahraničí.

Finacování

• UP poskytne vybraným účastníkům BIP ze svého E+ rozpočtu stipendium na pobytové náklady na přijímající (koordinující) instituci ve výši:
  • 1.- 14. den:  70,- EUR/den
  • 15. – 30. den: 50 EUR/den
  • (+ dny na cestu, příp. Green Erasmus). Účastníkům se speciálními potřebami může být tato částka odpovídajícím způsobem navýšena.
  • Cestovní výdaje si účastník hradí sám.

Harmonogram

• Sledovat výzvu a vyhlášení VŘ v aktualitách ZO FF UP (neexistuje termín, výzvu zveřejňuje ZO FF na základě nabídky zaslané zahraniční institucí).
• v rámci VŘ v IS STAG si podat přihlášku

Smlouvy

Jednou z klíčových aktivit Univerzity Palackého je „internacionalizace“, tj. podpora spolupráce se zahraničními univerzitami (společné vědecké projekty, programy, studentské a akademické výměny atp.). Aktivity jsou dojednány ve smlouvách o spolupráci. Jednou z těchto důležitých aktivit je i podpora výměny studentů, akademiků i administrativních pracovníků. Existují smlouvy na různých úrovních:

- na katederní úrovni, např. smlouvy Erasmus+, smlouvy s Velkou Británií, smlouvy SEMP se Švýcarskem, sítě v programu CEEPUS,

- na  fakultní úrovni tzv. smlouvy o přímé spolupráci - fakultní Memorandum of Understanding, tj. smlouva platná jen pro FF,

- na univerzitní úrovni tzv. smlouvy o přímé spolupráci - univerzitní Memorandum of Understanding, tj. smlouva platná pro všechny fakulty UP

Uzavření smlouvy vždy projednejte nejdříve na Zahraničním oddělením FF UP.

Smlouvy Erasmus, CEEPUS a memoranda jsou zaevidovány ve STAGu (v záložce ECTS Smlouvy a granty),  pro studenty je přehled partnerských škol na webu ZO FF zde, pro zaměstnance zde na Mapě mobilit.

Interní názvy smluv ve STAGu jsou:

Erasmus 131

Erasmus 171

BIP

CEEPUS

Memorandum of Understanding UP (platné pro celou UP) nebo Memorandum of Understandig FF (uzavřené jen pro FF)

Erasmus 131+BIP - pro smlouvy zahrnující jak semestrální výjezdy, tak aktivitu BIP

 

Rozdělení administrace smluv

Dominika Ďurišová
referentka pro zahraniční záležitosti – smlouvy přes EWP Erasmus, koordinátorka pro mobility a aktivity s ČLR
Oddělení zahraničních záležitostí, děkanát FF UP, Křížkovského 10, dveře č. 2.10
tel.: + 420 585 633 665
e-mail: dominika.durisova@upol.cz

Marie Sieberová
referentka pro zahraniční záležitosti – agenda BIPů: smlouvy Erasmus BIP, výjezdy a příjezdy BIP
Oddělení zahraničních záležitostí, děkanát FF UP, Křížkovského 10, dveře č. 2.10
tel.: + 420 585 633 176
e-mail: marie.sieberova@upol.cz

Jana Hořáková
referentka pro zahraniční záležitosti – agenda výjezdů studentů a zaměstnanců, administrace smluv pro mimoevropský Erasmus (KA 171)
Oddělení zahraničních záležitostí, děkanát FF UP, Křížkovského 10, dveře č. 2.20
tel.: + 420 585 633 314
e-mail: jana.horakova@upol.cz

Simona Černá
referentka pro zahraniční záležitosti – agenda příjezdů studentů a zaměstnanců, administrace smluv o přímé spolupráci (memoranda), CEEPUS - Letter of Endosement a Letter of Intent)
Oddělení zahraničních záležitostí, děkanát FF UP, Křížkovského 10, dveře č. 2.20
tel.: + 420 585 633 496
e-mail: simona.cerna@upol.cz

 

POSTUP uzavření smlouvy o spolupráci se zahraniční institucí

UPOZORNĚNÍ: Uzavření spolupráce se zahraniční institucí projednejte, prosím, vždy nejdříve se Zahraničním oddělením FF UP, které poskytne poradenství o administrativním postupu, poskytne aktuální vzory smluv, informační balíček o FF UP a promovidea.

 

1. Smlouvy Erasmus+: evropské země (KA 131)

Formu smlouvy určuje Evropská komise. Jde o tzv. Inter-institutional agreement (zkratka IIA). S platností od 1. 1. 2023 jsou smlouvy sjednávány, obnovovány a podepisovány digitálně přes platformu EWP (Erasmus Without Paper). Pro připojení využívá UP IS STAG.

Smlouvy uzavřené před  1. 1. 2023 lze považovat za prodloužené i na AR 2023/24 a 2024/25 na základě e-mailového souhlasného vyjádření obou institucí.

Dle vyjádření DZS je možné podepsat novou meziinstitucionální smlouvu pro výměny studentů a zaměstnanců s univerzitami v programových zemích i v „papírové“ podobě „za předpokladu, že je věnováno dostatečné úsilí k připojení se k síti EWP a využití relevantních APIs. Pokud bude doloženo, že uzavření smlouvy v EWP brání technické problémy (například vyjádřením partnera), pak je možné papírovou smlouvu podepsat. Primárně ale usilujte o uzavření smluv v EWP a k tomuto řešení přistupte jen ve skutečně nezbytných případech. I pokud smlouvu podepíšete tímto náhradním způsobem, je třeba ji co nejdřív, jakmile pominou technické problémy, uzavřít i v EWP."

S partnerskou školou si nejdříve domluvte (osobní návštěvou, e-mailem, videohovorem) podmínky spolupráce (počet mobilit, délku trvání mobilit, jazyk výuky, dostatečnou nabídku kurzů v daném oboru v angličtině, či v jazyce výuky atd.). Poté kontaktujte příslušnou referentku ZO FF, viz výše, s žádostí o založení smlouvy v IS STAG. Referentka zajistí, aby smlouva s partnerskou školou byla vyplněná se všemi náležitostmi a podepsaná digitálně přes EWP.

Berte prosím na vědomí, že podmínky se nesjednávají přes EWP. Přes EWP se již předem předjednaná spolupráce "jen" podepisuje.

V případě, že se nedaří s partnerskou školou smlouvu podepsat přes EWP (např. kvůli technickým problémům), je možné ve STAGu již vyplněnou smlouvu vygenerovat do pdf a poslat partnerovi s žádostí o podpis. Pdf verze se pak vloží k elektronicky zaevidované smlouvě do STAGu.

Uzavření smlouvy vždy projednejte nejdříve na Zahraničním oddělením FF UP.

Kontaktní osoba pro smlouvy Erasmus 131 je na FF UP Dominika Ďurišová, dominika.durisova@upol.cz, ZO FF UP.

 

2. Smlouvy Erasmus+ s Velkou Británií

S partnerskou školou si nejdříve domluvte podmínky spolupráce (počet mobilit studentů, akademických a administrativních pracovníků, počet měsíců, dnů, ISCED kódy, požadovanou jazykovou úroveň studentů a pracovníků, dostatečnou nabídku kurzů jak na svém pracovišti, tak na zahraničním v daném oboru atd.). Poté kontaktujte referentku ZO FF Dominiku Ďurišovou, která Vám zašle vzor formuláře IIA Mezinárodní mobilita. Vyplněnou smlouvu jí pošlete zpět ke kontrole. Poté zašlete/me návrh partnerské škole. Jakmile obdržíte podepsaný návrh od partnerské školy zpět, pošlete jej Dominice Ďurišové. Ta zajistí podpis z naší strany a smlouvu zaevidujeme do STAGu.

Uzavření smlouvy vždy projednejte nejdříve na Zahraničním oddělením FF UP.

Kontaktní osoba pro smlouvy s Velkou Británií je na FF UP Dominika Ďurišová, dominika.durisova@upol.cz, ZO FF UP.

Název smluv se školami z VB je ve STAGu Erasmus IM (tj. Erasmus International Mobility).

 

3. Smlouvy Erasmus+:  země mimo EU (International Credit Mobility, KA 171)

Smlouvy IIA se podepisují poté, kdy je schválen projekt v aktivitě KA 171. Formulář smluv má k dispozici ZO FF UP. Formulář zašleme na požádání, text smlouvy společně s garantem dílčího projektu připravíme a partnerské straně pošleme spolu s dalšími instrukcemi.

Kontaktní osoba pro smlouvy KA 171 na FF UP: Jana Hořáková, j.horakova@upol.cz, ZO FF UP.

 

4. Smlouvy se Švýcarskem - Swiss European Mobility Programme (SEMP)

S partnerskou školou si nejdříve domluvte podmínky spolupráce (počet mobilit studentů, akademických a administrativních pracovníků, počet měsíců, dnů, ISCED kódy, požadovanou jazykovou úroveň studentů a pracovníků, dostatečnou nabídku kurzů v daném oboru oběma směry atd.). Partnerská škola Vám zašle návrh spolupráce na formuláři SEMP. Společně doplníme údaje z naší strany a pošleme ke kontrole partnerské škole. Poté, co zahraniční škola smlouvu podepíše a pošle zpět, nechá ji panem děkanem podepsat Dominika Ďurišová. Smlouvu zaevidujeme do STAGu.

Uzavření smlouvy vždy projednejte nejdříve na Zahraničním oddělení FF UP.

Kontaktní osoba pro smlouvy se Švýcarskem je na FF UP Dominika Ďurišová, dominika.durisova@upol.cz, ZO FF UP.

Smlouvy se švýcarskými školami jsou v IS STAG  označeny názvem SEMP.

 

5. Smlouvy CEEPUS

V rámci programu CEEPUS se tvoří sítě. Smlouvy není potřeba uzavírat tradičním způsobem, ani digitálně. Síť partnerských škol vytváří koordinátor sítě, který s Národní kanceláří CEEPUS uzavře jednu smlouvu pro všechny zapojené školy.

Letter of Intent a Letter of Endosement předkládejte k administrativnímu zpracování Simoně Černé, simona.cerna@upol.cz.

Zapojené partnerské školy v rámci programu CEEPUS jsou ve STAGu  označeny názvem CEEPUS.

 

Přímá spolupráce - Memorandum of Understanding

Pro uzavření spolupráce o vědecké spolupráci, projektech, výměně studentů a zaměstnanců mezi institucemi mimo program Erasmus+ se doporučuje použít kodifikované Memorandum of Understanding (bez nutnosti kontroly právníkem či Oddělením pro partnerství UP).

Dle potřeby/domluvy s partnerem se smlouva uzavírá

1. mezi FF a zahraniční partnerskou fakultou (podpis děkanem FF)
2. mezi UP a zahraniční partnerskou institucí (podpis rektorem UP)

POZOR:

Jsou nutné originály - nejméně 2 vyhotovení (nebo dle dikce smlouvy): 1 pro UP a 1 pro partnerskou instituci.

Smlouvy předkládané v jiném než českém či anglickém jazyce musí být doplněny o překlad do českého nebo anglického jazyka.

Pokud partner do obsahu smlouvy zasahoval, předkladatel zašle smlouvu s vyznačenými změnami na Zahraniční oddělení FF. Smlouva bude postoupena k odsouhlasení na Oddělením pro partnerství UP.

V případě, že partner trvá na uzavření vlastní smlouvy o spolupráci, je nutná kontrola obsahu. Zde záleží, jestli jde o smlouvu na úrovni fakulty či univerzity. Po domluvě o obsahu se Zahraničním oddělením FF se podnět dává buď na Právní oddělení UP nebo na Oddělení pro partnerství UP. Ve chvíli, kdy má předkladatel kladné stanovisko od PU nebo OP, smlouva může být předložena k podpisu, postupuje se viz. dále kapitola Postup uzavírání smluv.

Kontaktní osoba pro memoranda je na FF UP Dominika Ďurišová, dominika.durisova@upol.cz, ZO FF UP.

Memoranda o spolupráci jsou ve STAGu označena názvem Memorandum of Understanding UP (MoU celouniverzitní), nebo názvem Memorandum of Understanding FF (pro MoU fakultní).

Postup

Z důvodu možných zdržení při procesu uzavírání smluv o spolupráci se zahraničním partnerem a s ohledem na plnění povinnosti vyplývající ze Zákona o registru smluv (Zákon č. 340/2015 Sb.), je třeba dodržet následující postup.

1. Smlouva je podepsána FF UP jako druhá

Tento postup je preferován.

Předkladatel smlouvy, či jím/jí pověřená osoba, je povinen/na vytvořit tzv. košilku (Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP).

• Pokud smlouva přijde poštou - fyzicky, přijetí smlouvy musí být registrováno v ERMS - zadává zaměstnanec na podatelně FF UP. Jestliže smlouvu z partnerské univerzity přiveze zaměstnanec UP, tento zároveň zajistí vložení do ERMS.
• Pokud smlouva přijde e-mailem, nemusí se evidovat přes ERMS.
• Smlouva s vyplněnou košilkou je zaslána předkladatelem (či jím/jí pověřenou osobou) na Zahraniční oddělení FF. Smlouva musí mít u sebe všechny náležitosti, tj. přílohy, podpisy, nesmí chybět datum podpisu partnera, úplná adresa apod. Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP musí být kompletně vyplněn a nesmí chybět podpisy (vedoucí pracoviště, předkladatel).
• Zahraniční oddělení FF zajistí podpis děkana a následné vložení smlouvy do CES. Zahraniční oddělení FF si ponechá jeden originál smlouvy, zároveň zajistí odeslání jednoho originálu k archivaci na Právní oddělení UP. Zbylé originály jsou zaslány přes Podatelnu FF druhé straně.

▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.

2. Smlouva je podepsána FF UP jako první

Z důvodu výše zmíněného zákona není tato varianta vítaná, neboť může dojít ke zdržení u zahraničního partnera.

Předkladatel smlouvy je povinen/na vytvořit Průvodní list k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP.

• Podpis děkana zajišťuje Zahraniční oddělení FF (Eva Antošová). Jestliže smlouva prošla kontrolou na Právním oddělení UP, předkladatel tuto fyzicky zašle na Zahraniční oddělení FF společně s kompletně vyplněným a podepsaným Průvodní listem k žádosti o podpis smlouvy děkanem FF UP. Tento krok bude zaveden v ERMS.
• Zahraniční oddělení FF zajistí podpis smlouvy děkanem, poté je tato vrácena předkladateli.
• Předkladatel či jím/jí pověřená osoba je povinen/na smlouvu poslat zahraničnímu partnerovi k podpisu. Je žádoucí poslat partnerovi smlouvu s průvodním dopisem. Zodpovědný pracovník na straně partnera je zároveň emailem upozorněn na Zákon o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.) a požádán, aby bezprostředně po podpisu smlouvy zaslal originály podepsané smlouvy a zároveň oskenovanou kopii emailem.
• Po obdržení podepsané smlouvy je předkladatel (v případě jeho/její absence jím/jí pověřená osoba) povinen zkontrolovat, zda je došlá smlouva úplná (tj. nechybí datum podpisu smlouvy, přílohy apod.). Ihned poté zašle smlouvu na Zahraniční oddělení FF.
• Po obdržení smlouvy podepsané všemi stranami zajistí Zahraniční oddělení FF vložení smlouvy do CES.

▲ Zahraniční oddělení FF nemusí smlouvu přijmout, pokud nesplňuje výše zmíněné náležitosti.

       3. Smlouva na úrovni univerzita – univerzita

Dle vnitřní normy UP R-B-22/09 – Řád předkládání smluv k podpisu rektora UP je třeba používat nové formuláře žádosti o podpis rektora. Tyto nové formuláře žádosti o podpis rektora se vytvářejí v systému CES, a to jak pro smlouvy, tak i pro dodatky. 

Postup

1) Pokud budete formulář potřebovat vytvořit, přihlaste se do CES https://smlouvy.upol.cz/ . Pro přihlášení použijte své Portal ID a heslo jako do Portálu.

2) Přejděte na záložku „Formuláře žádosti o podpis“a klikněte na „Přidat“.

3) V nabídce vyberte, jaký typ formuláře budete vytvářet (nejčastěji budete potřebovat „Standardní formulář“, případně „Formulář pro dodatek“).

4) Vyplňte formulář (povinná pole jsou červeně vyznačena; u každého pole se zobrazuje informace v „bublině“, která vysvětluje, jak dané pole vyplnit).

5) Číslo v ERMS vytvoří sekretářka.

6) Vyplněný formulář označte jako „Kompletní“ a vytiskněte. Spolu se smlouvou předejte k podpisům dotčených osob. Následně jej odevzdejte na ZO FF.

S dotazy týkající se košilky a obsahu smlouvy se obracejte na referentku ZO FF Simonu Černou.

Výjezdy

• Zahraniční výjezdy zaměstnanců jsou administrovány formou cestovního příkazu (dále jen CP). CP se od roku 2020 vyplňuje a schvaluje elektronicky přes aplikaci Cestovní příkazy na Portále UP.
• Zaměstnanec je povinen svůj pracovní výjezd do zahraničí hlásit před začátkem cesty sekretářce katedry, aby mohl být výjezd zaevidován v docházce zaměstnance.
• I v případě, že cestovní a pobytové náklady hradí zahraniční strana, je povinností zaměstnance vyplnit CP v Portále UP.
• V případě, že se zaměstnanec účastní virtuální konference, je povinen vyplnit v Portále UP v CP formulář pro virtuální mobiltu.
• Zahraniční služební cestu lze hradit z různých finančních zdrojů. Finanční zdroje jedné zahraniční služební cesty lze kombinovat.
• Zaměstnanec vyslaný UP do zahraničí může využít cestovní pojištění do zahraničí.
• Referentkou zahraničních CP je na Ekonomickém oddělení FF UP Gabriela Beranová, gabriela.beranova@upol.cz .
• Možnosti výjezdů do zahraničí, tj. např. termíny pro přihlášky a další informace najdete v sekci Možnosti výjezdů do zahraničí. Aktuální nabídky jsou zveřejňovány v Aktualitách.

 

SPECIFIKA NĚKTERÝCH VÝMĚNNÝCH PROGRAMŮ

Program ERASMUS

Před cestou je zaměstnanec povinen vyplnit a nechat si 1. vedoucím katedry a 2. osobou na zahraničním pracovišti zodpovědnou za mobility potvrdit formulář Mobility Agreement for Teaching (pracovní program výuky), či Mobility Agreement for Training (pracovní program školení /stínování). Výukový program / program školení si s dostatečným předstihem účastník dojednává se zahraničním pracovištěm sám. Mobility Agreement for Teaching / Training (pracovní program výuky/školení) může být vyplněn česky, případně anglicky, nebo v jazyce přijímajícího pracoviště. Mobility Agreement podepsaný všemi stranami je nutné před odjezdem do zahraničí poslat e-mailem příslušné referentce na Oddělení pro mobility RUP, s kterou si zároveň zaměstnanec domluví schůzku za účelem podepsání účastnické smlouvy (smlouva o finančním grantu na cestu).

Referentky Oddělení pro Mobility RUP (Vodární 6, Olomouc):

• Yvona Vyhnánková, referentka výjezdů zaměstnanců, kteří vyjíždějí přes Erasmus do zemí EU
• Petra Soldánová, referentce výjezdů Erasmus do zemí mimo EU (projekty Mezinárodní kreditové mobility KA 171)

V účastnické smlouvě jsou stanoveny podmínky výjezdu do zahraničí, zejména termín pobytu, rozsah výuky/školení a výše grantu. Účastnickou smlouvu před odjezdem do zahraničí zaměstnanec vloží k el. CP, aby mu mohla být spočítána záloha na cestu.

Zde najdete informace o finanční podpoře a sazbách.

Pravidla pro použití automobilu

• Použití auta musí být schváleno před cestou institucionálním koordinátorem Erasmus (Yvona Vyhnánková, yvona.vyhnankova@upol.cz, Vodární 6, Olomouc).
• Plná náhrada cestovních výdajů je možná pouze v případě spolujízdy (výdaje vykazuje pouze řidič). Pokud jede zaměstnanec sám, může nárokovat cestovné pouze do výše ceny veřejné dopravy.

Další informace k výjezdům zaměstnanců přes Erasmus, např. o stanovené délce pobytu, rozsahu výuky/školení, výši grantu, cestovním pojištění atd. najdete na stránkách OM UP.

Program CEEPUS

Výjezd se řeší formou CP. Cestovní náklady (cesta tam a zpět bez místní dopravy) a diety hradí fakulta. Stipendium na pobyt v zahraničí (na ubytování místní dopravu) dostává zaměstnanec od zahraniční univerzity.

Výjezdy přes AIA DZS MŠMT

Vvýjezd se řeší formou CP. Cestovní náklady (cesta tam a zpět, bez místní dopravy) hradí fakulta, ale stipendium na pobyt v zahraničí (na ubytování a stravu) dostává zaměstnanec buď od příslušného zahraničního ministerstva, nebo od MŠMT (záleží na podmínkách dojednaných v mezinárodní smlouvě).

Příjezdy

MOŽNOSTI PŘIJETÍ ZAHRANIČNÍCH HOSTŮ

Zahraniční hosté přijíždějí většinou na pozvání katedry. Přijet můžou na výukový pobyt (Erasmus, CEEPUS, Fulbright programme), přednáškový pobyt (v rámci konference pořádané FF/UP), nebo na badatelský pobyt (CEEPUS, AIA, Visegrad Fund atd.) nebo jako post-doc.

Hosté přijíždějí většinou v rámci nějakého programu, např. Erasmus, CEEPUS, AKTION, Visegrad Fund atd. To znamená, že v rámci tohoto programu získali finanční podporu a z této podpory si hradí pobytové a cestovní náklady (ubytování, cestovní pojištění, vízum, stravu). Nebo je možné návštěvu hosta zaplatit z katederních zdrojů, např. ze zdoje na zahraniční aktivity.

PROPOST

Další možností financování zahraničního hosta je z projektu PROPOST (strategický program UP, v rámci nějž FF UP podporuje mobilitu akademických pracovníků ze zahraničí). Výzva k předkládání žádostí o finanční podporu na zahraniční hosty - hostující přednášky a konference, bývá vyhlášena každý rok v říjnu prostřednictvím inFFo. Žádá se o finanční podporu pro příjezd hosta na následující kalendářní rok.

Žádost o příspěvek na přijetí zahraničního hosta nebo na uspořádání konference se lze ucházet za těchto podmínek:

1/ Podpora pro zahraniční hosty, kteří jsou afiliováni na zahraniční univerzitě nebo výzkumném pracovišti výukový/přednáškový pobyt:

a/ Při fyzické účasti v Olomouci jde o podporu formou smlouvy cost payment contract.

b/ V případě on-line aktivity/přednášky se odměna vyplácí jinou formou, a to pomocí smlouvy o jednorázové konzultační a výukové činnosti.

Formuláře smluv pro konzultační a výukovou činnost jsou k dispozici anglicky a česky na www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/.

2/ Podpora na uspořádání konference - a to konference minimálně evropského významu.

Formulář ŽÁDOSTI o finanční podporu IN je ke stažení na https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918.  Žádost vyplňte elektronicky a naskenovanou s podpisem vedoucího katedry pošlete Simoně Černé, simona.cerna@upol.cz .

TERMÍN pro podávání žádostí: začátek listopadu

VÝSLEDKY výběrového řízení budou oznámeny do konce prosince

KONTAKTNÍ OSOBA: Simona Černá

____________________________________________________________

CO LZE HOSTŮM NABÍDNOUT

Ubytování

Ubytování může hostům – pokud chtějí – pomoci zprostředkovat katedra, příp. fakulta/univerzita, na kolejích UP, nebo jim může pomoci – pokud chtějí – zprostředkovat ubytování v hotelu, penzionu atp. Ubytování si host hradí sám ze svých zdrojů (např. z grantu E+, AKTION, DAAD aj., nebo ze zdrojů vysílající instituce. 

Host pozvaný v rámci PROPOSTU (institucionálního  strategický program UP) si ubytování hradí z per diems, které dostane vyplacené od FF UP.

CEEPUS a AIA vyplácí přijíždějícímu vyučujícímu "stipendium" (hotově na pokladně FF UP) na ubytování a stravu. Cestovné hradí hostovi jeho domácí univerzita.

Cesta a cestovné

Cestu si host hradí buď sám z grantu, který obdržel od své domácí univerzity, nebo z grantu mezinárodního programu,nebo ji může uhradit katedra ze svých zdrojů. Cestu může hostu pomoci zprostředkovat katedra.
V rámci PROPOSTu FF UP si host hradí cestovné z odměny, kterou od FF UP dostane formou Costs Payments Contract (viz https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918 ).

Vízum

Katedra, příp. fakulta/univerzita vystavuje podklad pro vyřízení víza hosta, např. formou Letter of Acceptance, Letter of Intent.. Host si musí zjistit na příslušném zastupitelském úřadu, jaké dokumenty pro vstup do ČR (EU) potřebuje a informovat katedru (fakultu/UP).

Odměna

může být vyplacena:

-   formou DPP
- v PROPOSTu FF UP (viz výše) formou Costs Payments Contract nebo Consulting/Teaching Services Agreement (formuláře jsou ke stažení na https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918 ).

Odměnu lze proplatit hotově i na účet.

Typ smlouvy pro hosta konzultujte vždy s předstihem s kýmkoliv ze ZO, EO nebo PO FF UP.

Odměna za online přednášku

Přednáška se může uskutečnit i formou online. V tomto případě bude odměna vyplacena formou smlouvy o poskytnutí konzultační činnosti - Consulting/Teaching Services Agreement (viz https://www.ff.upol.cz/zamestnanci/formulare-a-dokumenty/#c3918) . Katedra v této smlouvě uvádí, za co bude odměna poskytnuta, zda se jedná o jednorázovou přednášku, přednáškový cyklus, účast na konferenci, konzultační činnost, případně kombinaci. Katedra vždy uvede také objem odvedené práce v hodinách (po 60 minutách). Odměna za hodinu práce se pohybuje v rozmezí
250 - 700 Kč (horní hranice je pro superexperty). Výši odměny navrhne katedra. Návrh smlouvy odesílá katedra zahraničnímu hostu s dostatečným časových předstihem tak, aby tento/tato ji stihl/a podepsat a poslat dva výtisky poštou na Zahraniční oddělení FF k rukám Simony Černé před tím, než akce/přednáška proběhne. Prosím požádejte hosta o zaslání oskenované kopie dřív, než pošle originál.

Stravné

Stravu si host hradí sám buď sám z grantu, který obdržel od své domácí univerzity, mezinárodního programu.

V případě PROPOSTu FF UP si host stravu hradí z per diems. POZOR! S platností od 25. 7. 2022 se změnila sazba per diem pro ČR z 230 EUR/den na 177 EUR/den.

_________________________________________________________

UPOZORNĚNÍ:

Zahraniční hosté působící na FF UP musí být od 1. 1. 2016 evidováni v Portále UP: portal.upol.cz/Přijetí hostů (pro účely výročních zpráv, statistik a také rozpočtování). Evidence hostů je v kompetenci katedry.

ID UP karta a přístupy na portlety IS UP                                                                                          Pokud host působí na FF UP delší dobu (měsíc a déle, např. hosté v rámci CEEPUSu, Fulbrighta apod.), je možné mu prostřednictvím ZO FF UP zařídit ID kartu. Zřízením ID karty host získá přístup na portlety UP: STAG, MOODLE, knihovna, menza, připojení na internet atd.. Podmínkou pro vydání ID karty je evidence hosta v tzv. Malém STAGu.